Crie planilhas de controle de gastos pessoais no Google Docs

 

Controlar os gastos pessoais é uma excelente ideia para quem quer colocar ou manter as finanças em dia. A coluna Tira-dúvidas de tecnologia já apresentou um programa gratuito para o sistema operacional Windows, mas e que tal poder criar uma planilha totalmente personalizada de acordo com as necessidades? Nesta coluna irei ensinar como usar o Google Docs para criar uma planilha de controle de gastos mensais. No exemplo será explicado como criar uma planilha para o controle pessoal, mas seguindo o tutorial também é possível criar uma planilha destinada a pequenos estabelecimentos comerciais ou profissionais autônomos.

Criando a planilha

Para ter acesso total ao serviço do Google Docs é preciso ter uma conta no Google, informar os dados de usuário e senha para garantir a privacidade de acesso aos documentos. Após conectado no serviço, é preciso criar uma nova planilha. O Google Docs possui um recurso de salvamento automático de tempos em tempos. Ela vem totalmente em branco, idêntica a uma planilha de cálculo recém criada no Microsoft Office ou no LibreOffice. O ideal é informar o nome do arquivo, tão logo ele for criado.

Criando uma nova planilha no Google Docs (Foto: Reprodução)

Será preciso adicionar mais duas guias (páginas) no documento, que servirão para organizar o conteúdo da planilha em três páginas que deverão se chamar principal, receitas, despesas.

Na página “Principal”, é preciso preencher 12 colunas em que cada uma delas irá representar um mês no ano para os lançamentos de receitas e despesas. O procedimento de preenchimento das células é o mesmo adotado nas principais suítes de escritório. Preencha pelo menos duas células em sequência, com o botão direito selecione-as e arraste até a coluna que corresponde o último mês do ano. Para destacar os meses e os nomes das categorias, ambos podem ter a sua formatação alterada para negrito.

Adicionando os primeiros elementos na planilha de cálculo (Foto: Reprodução)

Em cada um dos tipos de lançamentos são incluídas os itens que compõem cada um dos tipos de lançamentos. Esses itens podem variar de acordo com o perfil do usuário da planilha. No exemplo, serão adicionados os itens mais recorrentes nas despesas e receitas. Após adicionar os meses do ano que servirão de cabeçalho das colunas, também pode ser adicionado um título do documento, como as larguras dos meses são todas iguais. O apropriado é mesclar as células que compreendem o espaço destinado ao título, e assim não haverá a necessidade de ter que redimensionar as larguras das colunas destinadas aos valores dos lançamentos.

Estrutura da planilha sem os valores de lançamentos (Foto: Reprodução)

Além de calcular os valores totais de receitas e despesas mensais, a planilha também irá calcular a diferença entre esses totais para exibir se há uma economia ou um valor de dívida no mês e acumulado no ano.

Com a estrutura básica criada, agora é preciso criar as fórmulas que irão retornar os lançamentos informados nas páginas ‘Receitas’ e ‘Despesas’. Cada uma dessas páginas, deverão constar exatamente os itens exibidos na página ‘Principal’, pois eles servirão de base de armazenamento dos lançamentos dos valores correspondentes a cada mês.

Por uma questão de organização, o ideal é deixar os laçamentos separados nessa estrutura ao invés de fazê-los todos na página principal. O que torna a planilha uma ferramenta diferenciada para o controle dos gastos é justamente a flexibilidade de adequa-la as mais variadas necessidades.

A integração dos dados que serão exibidos na página ‘Principal’ e que forem obtidos nas outras páginas irá depender da inclusão de algumas fórmulas de localização. Por exemplo: para inserir a fórmula que irá retornar o valor do salário liquido de cada mês, é preciso informar a fórmula na célula na seguinte estrutura: ‘=nome da página!célula em que o valor está armazenado’. Será preciso definir um formato de exibição que corresponda ao tipo de dado monetário para todas as células que armazenaram os lançamentos. Selecione as células, clique na opção ‘mais formatos’, selecione a opção ’2 decimais’ e aplique em toda área selecionada. A fórmula de localização do lançamento em outra página pode ser replicada no restante das células, basta clicar com o botão direito no canto inferior da célula que já possuir a fórmula que será copiada e arrastar com o mouse sobre as células que receberam a sua fórmula já com a respectiva posição correspondente à planilha de cálculo. Repita o procedimento na área destinada à exibição dos lançamentos das ‘Despesas’.

Adicionando a fórmula para calcular a subtração do valor de despesas (Foto: Reprodução)

Logo abaixo, existe uma área destinada a exibição do resumo do desempenho mensal e o seu acumulado. A linha do Poupado é composta pela fórmula que apresenta o cálculo da diferença entre valores totais das ‘Receitas’ e ‘Despesas’. Ela é exibida na segunda linha do quadro dessa área, exibindo os valores acumulados mês a mês.

O valor da fórmula do acumulado poupado no primeiro mês corresponderá à célula do primeiro mês acumulado. Porém, para calcular os meses seguintes, será preciso fixar a coluna correspondente ao primeiro mês e nos meses seguintes, ir incrementando os valores de ‘Poupado’.

E para concluir a planilha, será preciso adicionar dois gráficos, um do tipo ‘pizza’, que irá exibir as despesas no ano. Esse gráfico tem finalidade de destacar quais são as despesas que comprometem o orçamento. O outro gráfico, será do tipo ‘área’, nele serão exibidos os valores de ‘Poupado’ e ‘Acumulado’. A sua finalidade é destacar as oscilações que podem ocorrer com o passar dos meses, na obtenção de uma ‘poupança’ com o que pode sobrar das receitas.

Adicionando fórmula para calcular o valor acumulado do item ‘Poupado'(Foto: Reprodução)

Para adicionar um gráfico, é preciso definir qual área será representada e se essa área é compatível com o tipo de gráfico escolhido. Como o gráfico de pizza tem a finalidade de exibir valores acumulados durante o ano. Será preciso adicionar uma coluna que exibirá os valores totais para cada ‘categoria’ e ‘item’. Essa nova coluna será chamada de ‘acumulado’, ela deverá conter uma fórmula em que totaliza o valor da linha da tabela.

Adicionando gráfico no formato de ‘pizza’ para representar os valores de despesas (Foto: Reprodução)

Após ter adicionado a coluna ‘Acumulado’ e as suas respectivas fórmulas, selecione-a, assim como o valor que contém as descrições dos itens, em seguida clique em ‘Inserir Gráfico’. Repita o mesmo procedimento com os valores ‘Poupado’ e ‘Acumulado’, mas escolhendo o gráfico de área. Como sugestão de layout, o gráfico ‘pizza’ pode ficar posicionado no canto esquerdo e o gráfico de ‘área’ pode ficar logo abaixo dos valores de desempenho mensal. Na figura abaixo, a planilha foi completada como valores de lançamentos para todos os meses para ilustrar como ficará no final de um ano.

Planilha de controle de gastos pessoais finalizada (Foto: Reprodução)

Com base nesse tutorial o leitor poderá criar a sua própria planilha e se achar conveniente, adicionar novas funcionalidades. A sua visualização foi testada em dispositivos móveis, o único problema encontrado foi na exibição dos gráficos. Ao que parece, deve ser uma limitação do próprio Google Docs. Caso houver alguma dúvida, não deixe de postá-la na área de comentários, que na próxima coluna irei responde-la.

Fonte: http://g1.globo.com/platb/tira-duvidas-de-tecnologia/2011/12/27/crie-planilhas-de-controle-de-gastos-pessoais-no-google-docs/

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Publicado em 27 de dezembro de 2011, em G1 - Tecnologia e marcado como . Adicione o link aos favoritos. Deixe um comentário.

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